Category: 其他

高效会议的12个准则

工作中经常开会,开出了些心得,总结出开高效会议的12个准则,分成会前,会中,会后:

  1. 会前
    1. 明确会议目标
      要明确如下几个问题,并提前让所有参会者知道。 如果很多参会者都不清楚会议的目标是什么,那注定是个失败的会议。

      1. 会议要讨论什么问题
      2. 会议要有什么样的产出
        是要形成决议,还是要有行动计划,还是仅仅是为了互相沟通
    2. 只邀请必须的人参会
      什么是必须的人,就是需要做出关键决定,必须提供实时关键意见的人。
      下列的人则尽量不要邀请, 而只要把会议纪要抄送给他们参考即可

      1. 只需要知道会议结果的人
      2. 只是提供一些资料的人
        可提前和他们询问相关信息,资料,而不需要邀请参会
    3. 提前发出邀请,最好是提前一天以上
      很多人在会议上发表意见以前需要有个思考,准备的过程,才能给出深思熟虑的意见。 如果是会议开始前1分钟把他拽过来, 往往给不出太多有价值的想法,降低会议效率和价值
    4. 制定会议议程,明确会议时间,会议主持人(默认为会议邀请的发出者)
      制定出会议讨论的时间表, 将整个会议目标拆解成一个个小步骤,确定总的会议时间,并在邀请参会人员时就要发送给他。
    5. 一些关键问题可提前沟通
      有些关键问题是和某个参会人员相关,而和其他人无关, 这类问题最好在参会前和该人员提前私下沟通,节约大家时间。
    6. 参会人员需要提前准备
      上面的几个建议都是给会议组织者的,这一条是给参会者的。 参会人员需要根据会议组织者发送过来的会议邀请中说的会议目标及详细议程,提前准备资料和自己要发表的意见。 如果没有重要意见可发表,可考虑向会议组织者提出不参加。如果会议中发现会议和自己关系不大,或者自己意见已充分表达,自己也不是关键决定人,可提前退出会议。
  2. 会中
    1. 遵守会议议程
      按照议程一步步来,会议主持人要控制好以下三点

      1. 遇到跑题要及时拽回来,可反复强调会议目的
      2. 控制每个议程的时间,限制每个人的发言时间
      3. 让大家都有发表意见的机会
    2. 会议记录
      用电脑或笔记本都可以,把大家提出的重要意见,决议记录下来。
      做会议记录有两个问题要避免

      1. 一是记录太少,甚至没有
      2. 记录太细,每个发言都详细记录。 其实只要记录主要意见,决议即可,要注意提取每个人说的话背后的主题思想。
    3. 会议要明确产出
      1. 如果是为了沟通,要把大家达成的共识记录下来
      2. 如果是要达成行动计划,那要明确行动目标,责任人,完成时间点,完成标准,及中间的检查时间点和标准。
  3. 会后
    1. 及时发出会议纪要给大家
      除了每个参会人员要发送外,其他相关人员也要抄送。 达成的共识,计划等等,都要在纪要里明确,如果发出后大家没有意见提出,则大家就要按照这个纪要来执行。很重要的会议要先发给关键人员审核,没问题后再发给大家。
    2. 跟踪会议结果
      要在以后的工作中检查共识有否贯彻。会议达成的行动计划有否得到很好地执行,如果没有要督促相关责任人。
    3. 每次会议后都要总结
      每次会议后会议主持人要总结,以改进以后的会议,可围绕下面这些点来总结:

      1. 会议是否达到了目的
      2. 是否遵守了上面这些准则
      3. 是否有些人不必邀请或漏掉了一些该邀请的人
      4. 是否高效
      5. 怎么能开得更好一点
  4. 其他
    1. 会议中一些意外情况的处理
      1. 需要做关键决定的人员未能参会
        建议这种情况下取消会议,和该人员再约下次会议时间。 避免大家说半天,结果什么决定都做不了。
      2. 在会议中就一些问题的讨论形成僵持局面
        1. 如果问题不重要,就立刻做决定,不要浪费时间
        2. 如果问题很重要,形成僵持往往意味着缺少相关资料来充分的证明双方意见的优劣。如果资料能找到,就建议停止会议,明确找资料的责任人及时间,找到资料后约下次开会时间。 如果没有这种资料,在确保双方意见充分表达后,即终止无谓争论,迅速做决定。
    2. 工具
      可用工具来提高会议的效率

      1. 会议记录在网上有模板可循,大家可参照
      2. 可用Trello,Teambition 之类的工具来在会议后跟踪决议的执行情况

工作中看到的反面教材:

  1. 会议开始前几分钟通知人开会,人坐到会议室都不知道会议主题是什么,更不知道议程和要有什么产出。 甚至开会开到一半把人来进来参会,结果人家压根不知道之前的讨论,听得一头雾水。
  2. 邀请了一大堆不需要的人参会,但其实他们只是需要了解情况即可,结果大多数人在会场枯坐,玩手机
  3. 没有发出议程,大家都不清楚会议的目标,大家漫无目的讨论
  4. 会前没有找关键人员就一些关键问题提前沟通, 结果会议进行时发现重大分歧,大家看着两人争来争去。
  5. 会议后没有发出会议纪要,过几天这会议讨论了什么,做了什么决定早被人忘到九霄云外了
  6. 会议最后达成的决议没有明确责任人,完成时间点,完成标准,检查点等, 也缺乏追踪。 结果事情也就不了了之。
  7. 需要做决定时,没人敢拍板,结果开了很长时间会议什么决议都没达成

 

后注:

  1. 会议是成本很高的活动,无论是时间成本,还是耽误其他工作造成的机会成本。会议是必须的,但需要的是高效的会议,低效的会议宁可没有
  2. 这个准则是对面对面在一个会议室的会议,远程会议又不同,我还在摸索中。
  3. 抛砖引玉, 欢迎大家讨论

乱想 – 无线脑电波沟通

人类的沟通,通过语言,动作,眼神,书写。 这些过程都需要人类脑内思维翻译到这些外部的媒介,再被他人接收,再翻译成回脑部信号。 那么人脑之间能否越过这些中间的媒介而直接沟通呢?

这些年人类在脑电波控制上已经有了很多进展,可以用脑电波控制游戏,控制假肢。
12
那么人类有没有可能通过脑电波直接沟通呢? 如果可以,那一定会有很多有趣的事:

  1. 跳过了翻译过程,人脑之间直接用电波沟通,沟通效率会提高很多
  2. 因为跳过了翻译的中间环节,人与人间的误解会大大减少
  3. 人类之间可遇不可求的心有灵犀一点通的美妙感觉,用脑电波沟通可能会变得非常容易
  4. 到时,人们耳朵上带的就不再是蓝牙耳机,而是能帮助人与人间无线脑电波沟通的仪器
  5. 那时社交网络会有直接寻找脑电波匹配的人的交友服务,比通过分析什么各种兴趣爱好会准的多,保证两人一见能一拍即合
  6. 因为都是通过无线脑电波直接沟通,人们无论在哪里都可以高效的沟通,会有更多SOHO的工作者。
  7. 开会时可以一起组个脑波局域网
  8. 估计为了防止一些意外,脑波网络也需要有防火墙

Toastmaster Club分析

参加珠海Toastmaster club(TMC)活动已有近半年时间,不断在观察思考TMC的制度,是什么样的制度设计让这个NGO组织能人员不断流动变换同时还能不断发展壮大呢。 下面是一些自己的零碎的思考:

目标分解

TMC的初衷是提高演讲水平,提高沟通能力, 而这些都是很大的目标。直接面对这些问题,常让人不知如何着手。在市面上有很多谈相关问题的书, 可常常读完后,人们依然还不知如何入手。而TMC将整个问题进行了细致,准确的分解。 Toastmaster将整个演讲学习阶段分成两大阶段,一个是Competent+Communication(CC),一个Advanced Communication(AC),分别对应基础和高级水平。而CC中,又划分成10个阶段,其中每个阶段对应一个非常具体的目标。阶段的划分由浅入深,由易到难。

第一次参加TMC活动时,刚好赶上俱乐部新一届的选举大会。当时就很惊讶这么个小俱乐部(每次参会在20人左右,俱乐部总人数不到50人,TMC对俱乐部规模有严格界定,超过50人要建立新俱乐部分流)居然要选举7个管理人员,而且其中4个管理人员还各有备份的副职,加在一起管理团队有11个人。有俱乐部主席Prisident,有负责安排会议的VPE, 有负责拓展新人的VPM,有负责大家业余玩乐的VPR,有财务….。 后来才明白, TMC对整个俱乐部的管理进行了细致明确的划分。 把千头万绪的俱乐部管理工作,分拆成相对容易的几个角色。

 

可操作性强

Toastmaster每个阶段,每个职务,每个角色,都有详细的,可操作性很强的指导性文档。按照文档类至少能保证效果不会太差。

 

评估反馈的文化

在每次meeting进行中,每个演讲者,几乎每个角色都会有人给做评估(evaluation),甚至每个评估者(evaluator)也都会在最后的General Evaluation中被评估。 这样每个演讲者及其他角色都能得到及时有效的反馈,并根据反馈提高自己。 而TMC早就为评估者提供了详尽的评估指南,保证了评估的质量。 除了一般的Evaluator外, 还有专门帮助大家提高制时间能力的Timer,还有Aha Counter来帮助大家控制一些无意义发音及用词。在会议结尾他们都会有详尽的报告。

 

知识的传承

每个新人进入俱乐部都会被指定一个mentor(导师),通过mentor的言传身教,一个俱乐部的文化就得到了很好的传承。

 

鼓励成员承担管理角色

TMC最主要的目的是锻炼人的表达能力,而承担管理角色是锻炼自己沟通协调能力的绝好途径。 TMC中有Competent Leadership(CL)的内容,是把管理能力拆分成很多细节目标,帮助成员逐步提高自己。 俱乐部的运作因此从不缺乏管理人才。

 

吐故纳新

俱乐部每半年重新选举领导者。这样保证俱乐部不断有新鲜血液的进入。 而且俱乐部有专门吸引新成员的VPM职位。

 

鼓励尝试

在一个企业或组织内部,经常会出现一个问题,就是一个人擅长某事,就会一直由他做此事,别人没有得到锻炼的机会。 而在TMC中,要完成CL就要求几乎做遍各种各样的工作,通过这样的制度设计,鼓励每个成员挑战自己没做过的工作。而这也保证了俱乐部里很多人是多面手,在举办活动时有丰富的人才储备。

 

 

 

韩国报纸上的削藩事件

今天去图书馆,看到韩国报纸上已经对国内的削藩事件给予了充分的报道。

这是《朝鲜日报》上的中国政治漫画,后面的沙尘暴上写着“文化大革命”, 骑马的人是温相,扛着“改革”的大旗。

 

《朝鲜日报》是把报道放到了A16版,一个整版。

 

《中央日报》是放到了头版头条, 标题是《平西王失势,中国管理层内斗激化》。

 

《中央日报》 不但头版报道,在后面还用了两个整版来深入分析,把可能入常的人选都列了出来。

 

《统一日报》是用了第三版一个整版来报道。

 

韩国日报是用了第二版的半版。

 

中国导演退出墨尔本电影节有感

今天看到新闻,中国导演宣布退出第58届墨尔本国际电影节,很是奇怪。

为什么这个导演就不能利用这个讲坛摆事实讲道理,和热比娅当面锣对面鼓的辩论,让国外更好的了解中国? 为什么要把这个宣传中国的机会放弃掉,把这个讲坛完全让给疆独分子?为什么很多中国人总说外国人误解中国,可总是拒绝和逃避与外国人沟通的机会?

大家一起做湿人

华夏诗坛这些年萎靡不振,鲜有佳作问世。 前些时候,国宝级赵姓女诗人一些作品问世,居然遭广大网友公然嘲笑, 中华诗坛之凋零可见一斑。遥想盛唐时期, 天才辈出,佳句频传的盛景,再看现在如一汪死水般的诗坛,令广大诗友掩面唏嘘不已。 就在大家已经完全死心,心如槁木之际, 2006年宇宙十大杰出青年之首的XiaoHui开发出惊天地泣鬼神的猎户星免费诗歌自动制作机, 一举挽狂澜于既倒,救诗坛于危倾。XiaoHui依靠自己开发出的诗词引擎2.0技术,彻底突破了诗歌创作的几大难关, 引导宇宙人民进入全民写诗的时代! 经国家部委组织专家鉴定, 已完全达到宇宙先进水平。

下面摘录几首广大人民群众用制作机创造的充满才情的诗歌, 这些诗歌热情奔放,充分反映了新时代青年的对生活的渴望,迷茫,颓废与慌张, 凸显了后现代解构主义对内心六次元空间与现实8维轴度交集的超时空表达。

著名江南山水田园诗人周游的作品:

《天空, 总是妖艳》

不是痛苦太多,
而是我们大山里的磁盘在飞奔;
不是风扇太少,
而是爱情不懂得无间道
痛苦时, 就去抚摸我的无间道;
开心时, 也去抚摸我的无间道;
天空, 总是妖艳.

下面是江南著名少妇湿人苏苏的作品:

银杏树下的孙萌
猫头鹰停止了吵闹
银杏树挂满了娇美的果
最后那一场大雾淋湿了挂花
噢, 亲爱的孙萌
他们说
护城河边的挂花喜欢听
我们的歌
噢, 亲爱的孙萌
今夜
你会不会坐在月下
靠着银杏树
听我唱
你我熟悉的
《我们的爱》
听我的歌
飞进银杏树林
飞越护城河
飞向那一轮圆月

面临这样的诗坛盛事,各地发来贺电, 到目前为止收到包括南极长城站在内的贺电123456封。 下面是一些著名人士对猎户星免费诗歌创作机的评价:

猎户星免费诗歌创作机向我们这个时代提出了一个严肃的问题,什么是诗歌?怎样让诗歌更贴近生活?猎户星的愤怒隐藏在麻木不仁和看似毫无意义的背后。孤独是诗人的墓志铭。--代年

猎户星免费诗歌创作机的诗歌有种飘飘欲仙的感觉,猎户星发现和捕捉到生活中像烟一样轻盈的那些东西,语言亦松弛到自在飘忽状态,内在的诗意却被悠然守定。——亮刘程

用了猎户星,诗好胃口就好,吃嘛嘛香,身体倍儿棒。 ---猪圈首席湿人Sam

上海的陈xx出事后, 房地产市场风雨飘摇。此时恰逢猎户星做诗机的问世,庞大的民间资金已将投资的目光移向了中国诗界。著名经济学家提出,做湿将是下一个产业热点, 温州炒诗团已协3000亿资金进入诗坛, 世界前10位的VC已有8个投资在了诗坛, 获得风险投资的湿人以达1080位,总资金额在100亿美元。

在贴血论坛,有人提出意淫强国已经不是时尚, 做湿强国才是华夏民族重新复兴的根本。

欢迎大家赶紧到http://www.dopoem.com 去创作属于自己的诗歌, 这样当你离开这个世界的时候,你可以毫无愧色的说: 我把人生全部献给了人类最伟大的事业,做湿事业!

blog搬家了

msn space搬到了这里,除了因为msn space的不足,还因为想用自己的blog尝试一些东西

Tags:

categories 其他